Makkelijk je administratie bijhouden als ondernemer

Een belangrijk onderdeel van het ondernemen dat ten onrechte wordt bestempeld als saai en stom: het bijhouden van je administratie en je financiën. De meeste startende ondernemers geven het niet eens een kans, die schuiven deze taken het liefst zo snel mogelijk door naar een ander. En dat is erg jammer…

Want het bijhouden van je administratie en je financiën is niet alleen wettelijk verplicht, maar het geeft je ook veel inzicht in de gang van zaken. Komt er wel genoeg binnen? Wordt er te veel uitgegeven? Maar ook: waar zie je kansen en waar niet? En wat ook nog vaak wordt vergeten: het is ook verdomd leuk om een stijgende lijn te zien bij je omzet en je winst 😉

Administratie hoeft niet veel tijd te kosten

Doe je alles handmatig via Word en Excel? Ja, dan zal het bijhouden van je administratie onnodig veel tijd kosten. Ik werk zelf al bijna 10 jaar met Moneybird; een online systeem voor het versturen van facturen, voor het bijhouden van je administratie, voor het doen van btw-aangiftes, etc. Met dit super handige systeem kan ik in een handomdraai;

• Nieuwe facturen maken en online versturen.
• Nieuwe offertes maken en online versturen (en online laten ondertekenen!).
• Een uitdraai maken voor mijn btw-aangiftes.
• Een resultatenrekening opstellen.

Allemaal zonder papier (en dus een stuk duurzamer). Werken met Moneybird bespaard mij niet alleen heel veel tijd, maar het geeft ook heel goed inzicht in hoe mijn bedrijf ervoor staat. Ik werk met targets (doelen) die ik mijzelf stel en probeer te halen. Het overzicht dat Moneybird mij bied, helpt mij bij het halen van deze targets. Het geeft soms nét dat extra zetje dat ik nodig heb.

Inkomsten en uitgaven categoriseren met Moneybird

Een functie die niet door alle Moneybird-gebruikers wordt ingezet, maar die wel ontzettend handig is: het categoriseren van uitgaven en inkomsten. Zo kun je bijvoorbeeld precies bijhouden welke dienst of product (of productcategorie) het meest winstgevend is. Wist je dat gemiddeld 10% van de klanten zorgt van 90% van de omzet? 🤔 Dat is bij mijn bedrijf niet het geval, maar het is wel nuttig om dit inzicht te hebben. Zo ben ik er door Moneybird achtergekomen dat;

• Slechts twee producten goed zijn voor het grootste gedeelte van de omzet.
• Dat de overige diensten/producten die ik bied amper bijdragen aan de omzet.

Voordat ik daarachter kwam, besteedde ik echter wél tijd en geld aan het promoten van die “overige” diensten. Je snap natuurlijk wel dat ik dat nu niet meer doe 😅

De jaaraangifte aanleveren wordt een eitje

Doet de boekhouder, accountant of administratiekantoor jouw jaaraangifte? Dan je heel makkelijk toegang verschaffen tot het online systeem. Je kunt daarnaast ook je facturen allemaal in één keer downloaden (of per kwartaal) en alle benodigde informatie los aanleveren. Veel handiger dan zo’n ouderwetse schoenendoos met bonnetjes… 😅

Daarnaast kan deze tool ook van grote waarde zijn voor de controle van de accountant ten behoeve van het verkrijgen van de controleverklaring. Door eenvoudig toegang te bieden tot alle relevante documenten en financiële gegevens, wordt het voor accountants makkelijker om de juiste onderbouwing te ontvangen en hun controles efficiënt en nauwkeurig uit te voeren. Zo zorg je ervoor dat de cijfers kloppen en dat de administratie volledig op orde is & een getrouw beeld geeft.

Nog even kort wat je precies met Moneybird kunt;

• Online offertes versturen en laten ondertekenen.
• Online facturen versturen.
• De ontvangen facturen (je uitgaven) toevoegen.
• Uitdraai maken voor de BTW-aangiftes.
• Uitdraai maken voor ICP-aangifte.
• Uitdraai maken voor de jaaraangifte (incl. jaarrekening).
• Overzicht van de opbrengsten per product of categorie bekijken.
• En sinds kort kun je ook je uren bijhouden (en deze eventueel gelijk factureren).

Daarnaast heb je nog allerlei extra functies/opties, zoals het periodiek versturen van facturen, het inplannen van facturen die later verzonden moeten worden, het automatisch versturen van betaalherinneringen, etc.

Probeer Moneybird zelf uit…

Ben je benieuwd of het wat voor je is? Wil je even rustig de tijd nemen om alles te bekijken? Meld je dan aan via onderstaande link en dan kun je Moneybird vier maanden gratis uitproberen. Na die vier maanden kun je zelf beslissen of je een betaald account wilt of niet. Je wordt niet “stilzwijgend” aangemeld voor het betaalde account.

Dit artikel is geschreven in samenwerking.