Ondernemer? Zorg er altijd voor dat jij jouw financiën onder controle hebt

Wanneer je zelfstandig ondernemer wordt, krijg je helaas geen handleiding toegereikt waarin staat uitgelegd hoe dat nou allemaal zit met financiën, boekhouding en belasting. Het is dan ook niet gek dat veel startende ondernemers moeite hebben met het bijhouden van de administratie. In dit artikel zal ik daarom dingen benoemen die je echt zou moeten weten om jouw financiën onder controle te kunnen krijgen.

Je vraagt je misschien af wat een jonge meid als ik te bieden heeft wanneer het aankomt op administratie. Ik ben echter op het moment van schrijven ruim 12,5 jaar ondernemer. Toen ik net begon (en ook in de wat latere jaren) wilde ik zo min mogelijk tijd besteden aan administratie en financiële planning. Ik wilde gewoon mijn vak uitvoeren en de rest liet ik over aan een accountant, boekhouder of administratiekantoor. En ja, ik heb er meerdere versleten in die jaren… 😅 Ik zal eerlijk zijn: de eerste 10 jaar deed ik maar wat. Ik liet alles over aan anderen en ging ervan uit dat zij wel verantwoordelijkheid zouden nemen voor mijn administratie en financiën. Pas later heb ik mij echt verdiept in de plichten van een ondernemer. Het resultaat daarvan: 2 jaar later was mijn winst verdubbeld. Dus ja, ik kan uit ervaring zeggen dat het heel belangrijk is om je financiën onder controle te krijgen.

01.  Jij bent als ondernemer 100% verantwoordelijk

Jij bent als ondernemer 100% verantwoordelijk voor de administratie en financiën van jouw onderneming. Ook wanneer je de administratie uitbesteed blijf jij verantwoordelijk. Maakt de door jou ingehuurde accountant fouten? Dan ben jij verantwoordelijk. Het is dus noodzakelijk dat jij begrijpt wat jouw accountant (of boekhouder of administratiekantoor) precies uitvoert. Ook btw-aangiftes dien je zelf te controleren! Neem alsjeblieft mijn advies aan dat dit echt belangrijk is. 😳 Zij zijn ook menselijk en kunnen ook fouten maken.

02. Financiën bestaan uit meer dan alleen je administratie

Een boekhouder of accountant is niet verantwoordelijk voor jouw complete administratie en boekhouding. Zij hebben slechts de taak om jouw belastingaangiftes (en soms jaarverslagen) te doen. Begrijp mij niet verkeerd: het zijn echte vakmensen en de meeste doen hun werk hartstikke goed. En ja, een goede boekhouder verdient zichzelf terug. Maar houd er rekening mee dat zij slechts een deel van de financiële taken uitvoeren. Ze zullen meestal niet jouw financiële planning maken, je wijzen op specifieke targets, je helpen om meer winst of omzet te draaien, etc. En houd er ook rekening mee dat een accountant of boekhouder specifiek het doel heeft om jouw belastingaangiftes zo laag mogelijk uit te laten vallen. Maar dat is niet altijd wat jij als ondernemer voor ogen zal hebben. Kortom; jij bent zelf verantwoordelijk voor de taken die een boekhouder of accountant niet op zich neemt.

Een aantal van deze taken zijn;

• Het correct bijhouden van de inkomende en uitgaande facturen, bonnetjes, etc.
• De juiste informatie vermelden op de offertes en facturen.
• Ook de juiste btw-tarieven aanhouden.
• Het bijhouden van je urenregistratie en eventueel je rittenregistratie.
• Het maken van een financiële planning.
• Een buffer opbouwen (zowel zakelijk als privé).
• Targets voor jezelf bedenken.
• Bijhouden hoeveel btw je dient te betalen (meestal per kwartaal).
• En natuurlijk ook bijhouden hoeveel inkomstenbelasting je dient te betalen (per jaar).

Dit zijn allemaal taken die je zelf dient uit te voeren en bij te houden. Een accountant of boekhouder kan hooguit achteraf aanpassingen doen, maar in de meeste gevallen zou het veel handiger zijn geweest wanneer je het gelijk goed doet… Scheelt jou ook weer kosten (want boekhouders doen correcties meestal niet gratis). Bij sommige van bovenstaande taken kan een boekhouder of accountant je wel op weg helpen, maar uiteindelijk zal je het allemaal zelf moeten doen. Dus ook hier geldt: neem zelf de verantwoordelijkheid voor jouw financiën. 💪

03. Als ondernemer moet je nou eenmaal het e.e.a. leren

Werk uitbesteden aan experts is zeker een goed idee, vooral wanneer het aankomt op belastingaangiftes. Maar zoals ik hierboven al uitgebreid heb uitgelegd, is het ontzettend belangrijk dat je zelf ook leert hoe alles werkt met administratie, boekhouding en financiën. Een boekhouder is namelijk ook afhankelijk van wat jij zelf aanlevert. Het is echt cruciaal om zelf de cijfers van jouw bedrijf te kunnen lezen. En om te leren hoeveel geld je apart zal moeten zetten voor buffers, toekomstige uitgaven en belastingen. Neem alsjeblieft de tijd om je te verdiepen in deze onderdelen. En nee, het is heus niet nodig om complete studies te gaan volgen. Maar op internet kun je genoeg online workshops en cursussen hierover vinden.

Een aantal dingen die een ondernemer écht zou moeten leren:

1. Welke gegevens je dient te vermelden op je facturen.
2. Welke bestanden en gegevens je dient te bewaren voor je jaaraangiftes. Denk aan urenoverzicht, inkomende en uitgaande facturen, je kwartaalaangiftes, bankafschriften, overzicht van de donaties die je doet, giften die je ontvangt, ingekochte zorg dat niet vergoed is, etc.
3. Zoek uit wat het verschil is tussen btw-aangiftes en aangifte inkomstenbelasting.
4. Reken uit hoeveel geld je apart moet houden voor btw-aangiftes en aangifte inkomstenbelasting.
5. En reken ook uit hoeveel jij nodig hebt om rond te kunnen komen. Tel daar het benodigde bedrag bij op voor de belasting(en) en dan weet je hoeveel je minimaal zou moeten verdienen.

04. Welke dingen je ten alle tijden zou moeten weten

Er zijn een paar dingen/gegevens die een ondernemer ten alle tijden zou moeten weten. Of in ieder geval ten alle tijden moet kunnen opzoeken in de administratie. En dan bedoel ik niet dat je dit helemaal uitgebreid moet kunnen berekenen, maar dat je het in één oogopslag moet kunnen vinden. Een systeem dat ik zelf gebruik is Moneybird, waarmee ik gemakkelijk mijn administratie kan bijhouden én waarmee ik alle benodigde gegevens makkelijk kan terugvinden. Dit zijn de gegevens en getallen die je moet kunnen terugvinden:

• Je inkomsten per maand, kwartaal en jaar.
• Je uitgaven per maand, kwartaal en jaar.
• Inkomsten per categorie (wanneer je meerdere diensten/producten wilt aanbieden).
• Het bedrag dat je apart moet zetten voor de btw-aangifte.
• De resultatenrekening per maand, kwartaal en jaar.
• Jouw minimale target – het bedrag dat je per maand moet verdienen om rond te kunnen komen.

Heb jij jouw financiën al onder controle?

Ik hoop van wel, maar in de praktijk blijkt dat veel ondernemers moeite hebben met het bijhouden van hun administratie en financiën. Hopelijk kun je bovenstaande stappen gebruiken om jouw financiën onder controle te krijgen. Vind je administratie doen niet leuk? Juist dan zou je meer tijd moeten besteden eraan. Want je zal zien dat jouw winst zal stijgen wanneer je hier meer tijd in gaat stoppen. Ik zal binnenkort een artikel schrijven over hoe dit precies werkt én wat er aan heeft bijgedragen dat ik veel meer winst begon te maken. Stay tuned!