Je thuisadministratie veel makkelijker maken met een minimalistische aanpak

Als je mij al volgt op Instagram, dan heb je waarschijnlijk al meegekregen dat thuisadministratie niet mijn favoriete klusje is. 😅 Ik vind het gewoon niet leuk om te doen, punt. En ondanks dat het wel verplicht is (voor ondernemers) om goed bij te houden, draagt het niet echt bij aan je persoonlijke financiën. Het levert geen geld op en helpt je ook niet besparen, dus daarom wil ik er het liefst zo min mogelijk tijd aan besteden.

Volg je mij al op Instagram, trouwens? Daar deel ik regelmatig tips en leuke behind the scenes beelden. Gisteren ben ik druk bezig geweest mijn administratie (na 10 jaar, oeps) weer in orde te maken. Ik heb niet alleen alles netjes opgedeeld in categorieën, maar ik heb ook een handiger systeem bedacht: een minimalistische aanpak voor thuisadministratie. In deze blog zal ik je laten zien hoe ik van 8 mappen naar 1 map ging (en hoe ik dat een stuk handiger heb ingedeeld dan dat ik voorheen deed).

Minimalistische aanpak voor thuisadministratie

Ik ben een groot fan van het ‘eenvoudiger maken’ van dingen. Als maatschappij maken we collectief dingen veel ingewikkelder dan nodig is. Er zijn mensen die een systeem aanhangen met kleurcodes, subcategorieën, etc. Ik benijd die mensen, want zo zou ik ook wel willen zijn. Maar zo ben ik niet… En er zijn veel mensen die deze passie ook niet delen. Mocht jij ook zo’n iemand zijn die altijd een puinhoop maakt van de administratie, die nog steeds de papieren bewaart van die ene auto / zorgverzekering / huurwoning die je al jaren niet meer hebt (ik dus 🙋) of mocht je al jouw papieren in een vuilniszak bewaren; deze minimalistische aanpak van thuisadministratie is voor jou.

Stap 1: Weg met die uitgebreide thuisadministratie

Een uitgebreide thuisadministratie voeren is helemaal niet nodig, want de meeste brieven kunnen direct na ontvangst de prullenbak in. Ook kunnen we tegenwoordig bijna alle correspondentie online ontvangen en terugvinden, zoals energienota’s, brieven van de Belastingdienst, herinneringen van het RDW, zorgpolissen en is veel gevallen zelfs onze salarisstroken. Kopieën hiervan hoeven we dus ook niet in mappen te bewaren.

Wat kun je allemaal weggooien?

• Brieven die geen toegevoegde waarde hebben en die je nooit nodig zal hebben. Bijvoorbeeld: bevestigingen van bedrijven dat er een adreswijziging is geweest, welkomstbrieven van bedrijven (mits belangrijke gegevens zoals klantnummer wel op andere correspondentie terug te vinden is) en alle andere papieren die eigenlijk geen belangrijke informatie/gegevens bevatten.
• Papieren van eigendommen die niet meer jouw eigendommen zijn. Dat geldt voor: papieren van auto’s die je al lange tijd niet meer hebt, papieren van (huur)woningen waar je niet meer woont, oude zorgpolissen en oude zorgdeclaraties, etc.
• Alle oude papieren van na een bepaalde datum. Particulieren hebben geen bewaarplicht, maar de Belastingdienst kan tot 5 jaar navorderen. Het is dus verstandig om jouw administratie 5 jaar te waren. Ondernemers hebben wel een fiscale bewaarplicht en zijn dus wettelijk verplicht om hun administratie 7 jaar te bewaren.
• Papieren waarvan de informatie ook op latere brieven staat vermeld. Zo krijg je meestal 12 salarisstroken en 1 jaaropgave. Als alle salarisstroken kloppen, dan hoef je eigenlijk alleen de jaaropgave te bewaren. Dus zodra je de jaaropgave hebt ontvangen: alles nakijken en dan kunnen de salarisstroken weg (vooral wanneer deze ook digitaal te verkrijgen zijn). Maar dit geldt bijvoorbeeld ook voor belastingaanslagen die je in termijnen betaald. Ik bewaar daar alleen de meest recente van.

Zodra je alle overbodige administratie hebt weggegooid, zal je zien dat die stapel inmiddels al niet meer zo overweldigend lijkt. Dat is fijn, want dat scheelt weer tijd en stress. Extra tip: het is verstandig om een papierversnipperaar te gebruiken óf om privacygevoelige gegevens zwart te markeren. Je weet maar nooit… Better safe than sorry!

Stap 2: Verdelen over categorieën

Ook zoiets wat mensen véél te ingewikkeld maken voor zichzelf. En ja, daar heb ik mij zelf ook schuldig aan gemaakt… Ik had zeker wel 8 verschillende mappen en kon mede daardoor vrijwel nooit iets terugvinden (in welke map zat dit ook alweer?). Dat bewijst maar weer: uitgebreider is niet altijd beter. Laten we het ons zo makkelijk mogelijk houden en de administratie verdelen over de volgende 5 verschillende categorieën:

• Wonen & Leven
• Inkomsten & Financiën
• Belasting (en overheid)
• Toekomst
• Overig

In principe zou je jouw gehele administratie kunnen onderverdelen in deze 5 categorieën. Mocht je een uitgebreidere administratie voeren, dan is het handig om hier ook 5 aparte mappen voor aan te houden. Heb je een heerlijk minimalistische administratie, dan kun je er ook voor kiezen om 1 map aan te houden, waarin je 5 verschillende tabbladen doet voor de verschillende categorieën.

Bij welke categorie hoort dit?

Je zal er wellicht al snel achterkomen dat sommige papieren niet bij één, maar bij twee categorieën kunnen thuishoren. Zo heb je bijvoorbeeld de autoverzekering; deze kun je onderverdelen bij Wonen & Leven (bij de andere papieren die met jouw vervoer te maken hebben) of bij Toekomst, bij de andere verzekeringen die je hebt afgesloten. Het zou bij beiden categorieën kunnen, maar probeer de categorie te kiezen waar jij het eerst zou gaan zoeken. Zou jij als eerst kijken bij de andere autopapieren? Plaats het dan daar bij. Zou jij eerst kijken bij de andere verzekeringen? Dan plaats je de papieren daar. En onthoud: hoe minder je bewaart, hoe beter. Bewaar alleen de papieren die je niet online terug kunt vinden en/of op kunt vragen. En gooi oude, niet relevante papieren van tig jaar terug ook in de prullenbak (lees: bij het oud papier).

Stap 3: Bundel papieren per jaar

Binnen de categorieën bundel ik de papieren per jaar en deze stop ik dan in een insteekhoes waar ik een label op plak. De papieren van het huidige jaar doe ik (nog) niet in een insteekhoes, omdat ik die sneller bij de hand wil hebben. Maar de papieren van de vorige jaren zal ik vrijwel nooit nodig hebben. Ik bundel het in een insteekhoes, zodat ik elk jaar makkelijker kan zien wat er weg kan. Ik pak dan alle insteekhoezen met het jaartal van 5-7 jaar terug en de inhoud gooi ik dan in zijn geheel weg. Dit zorgt ervoor dat je niet elk jaar álle papieren hoeft door te spitten, wat er indirect weer voor zal zorgen dat ik mijn administratie veel makkelijker bij kan houden. Maak het jezelf zo makkelijk mogelijk, want daar zal jij het meest van profiteren. 🚀

PS. Deze blog en aanpak is representatief voor hoe ik al mijn financiën regel: zonder poespas en zo makkelijk mogelijk. Money Game is daar ook op gericht. Het regelen van je financiën hoeft namelijk helemaal niet ingewikkeld te zijn!